El autor proporciona una descripción general de cómo se extraen, seleccionan y añaden los datos arqueológicos de Virginia al Sistema de Información de Recursos Culturales de Virginia para su uso por parte de investigadores y otros profesionales de la gestión de recursos culturales.

Por Sean Tennant | Gerente de Datos de Arqueología

Cajas de archivo con disquetes y CD, estantes de informes arqueológicos que se remontan a décadas y miles de formularios de sitios electrónicos. Estas representan algunas de las fuentes de datos arqueológicos que fluyen al ecosistema de información de DHR, ya sea a través de descubrimientos fortuitos o como parte del ciclo de vida de la gestión de recursos culturales. Las colecciones heredadas de DHR representan un recurso valioso para la preservación, gestión e investigación del patrimonio cultural de Virginia. Pero, ¿cómo fluye esta información de la oscuridad a la iluminación?

Desde 2013, el personal del DHR ha gestionado los datos arqueológicos heredados de la agencia, junto con registros sobre propiedades arquitectónicas, en el Sistema de Información de Recursos Culturales de Virginia (VCRIS). Aunque de naturaleza principalmente impulsada por el cumplimiento, como herramienta para profesionales de la gestión de recursos culturales, VCRIS cumple una función secundaria como centro de información para investigadores y gestores de patrimonio en varias agencias en todos los niveles de gobierno. VCRIS permite a las partes interesadas en el patrimonio cultural de la Commonwealth consultar y recuperar registros y medios asociados para casi todos los recursos históricos gestionados en los inventarios del Departamento (al momento de escribir, VCRIS contiene información para 53,071 sitios arqueológicos y 238,753 propiedades estructurales).

Estos registros se ingresan en VCRIS desde varias fuentes diferentes. Si bien la mayoría de los datos ingresan a VCRIS a través de estudios arqueológicos profesionales como parte del trabajo de cumplimiento normativo, existe un flujo constante de información que proviene de investigaciones aficionadas, grupos sin fines de lucro y el descubrimiento casual de notas antiguas o un informe antiguo. Es una tarea interminable identificar este contenido nuevo para DHR, evaluar la mejor manera de integrar esa información en nuestro corpus de material existente y pasar por el proceso de entrada o mejora de datos para finalmente incorporar esos datos perdidos al contexto más amplio de la base de datos VCRIS.

A veces, otro miembro del personal del DHR notará una discrepancia en un registro de sitio arqueológico en VCRIS y me lo hará saber. A menudo, estos problemas están relacionados con lo que se conoce como errores de digitalización. Cuando el DHR introdujo por primera vez un sistema de base de datos digital para nuestros registros de recursos culturales, fue necesario digitalizar cajas y cajas de registros en papel para poder añadirlos al nuevo registro electrónico. En un proyecto de digitalización de esa magnitud, los errores son inevitables, y muchos de esos problemas menores persisten hasta el día de hoy.

Cuando se identifica un problema con un registro de sitio de VCRIS, trabajo con otros miembros del personal de DHR para localizar el registro de sitio original (si existe) en nuestra colección de Archivos, junto con cualquier otra información que podamos encontrar para poder actualizar el registro del sitio lo mejor posible según nuestra capacidad colectiva. Estos datos “nuevos” pueden tomar la forma de publicaciones antiguas que mencionan un sitio arqueológico en particular, datos antiguos almacenados en formatos de medios obsoletos, como discos ZIP y CD, o fotografías y diapositivas antiguas del departamento de Archivos de DHR. Este proceso de mejora de datos puede implicar el ajuste del mapeo del límite de un recurso arqueológico o la actualización de la información en el registro digital para asegurar que la información en VCRIS esté lo más completa posible.